Gestión de Proyectos:

En el año 2012, traía a mi blog algunas entradas respecto a como enfrentarnos a la realización de un Plan de Viabilidad, y he pensado en seguir publicando alguna que otra entrada respecto a la gestión de Proyectos, en esto he estado viendo un ebook publicado por la editorial Profit, y escrito por Jordi Teixidó, titulado “Curso de preparación para la Certificación PMP”. Me ha parecido muy interesante el resumen que plantea respecto a los procesos que se han de seguir a la hora de realizar una buena gestión de proyectos, y por eso he pensado que sería interesante incluirlo en mi blog, por si alguien está interesado en aumentar la información respecto al desarrollo de cualquier proyecto.

El resumen que se recoge en este ebook comienza describiendo las fases en las que podemos dividir un Proyecto a la hora de iniciar su gestión y desarrollo: “Dentro de la Gestión de Proyectos podemos diferenciar 5 fases, comenzando por la primera de Inicio, la segunda de Planeación o Planificación, la tercera de Ejecución, la cuarta de Monitoreo y control y la quinta y última de Cierre del Proyecto o Fase particular. Cada fase comprenderá a su vez diversos procesos a realizar, en la primera fase de Inicio llevaremos a cabo 2 procesos, en la de Planificación o Planeación, realizaremos 24 procesos, en la de Ejecución, 8 procesos, en la de control o monitoreo, 11 procesos y en la de Cierre 2 procesos.

Además de estas fases podemos estudiar 10 áreas de conocimiento, siendo:

   1º Integración
   2º Alcance
   3º Tiempo
   4º Costo
   5º Calidad
   6º RR.HH.
   7º Comunicaciones
   8º Riesgos
   9º Adquisiciones
10º Interesados.

Lo primero que hay que hacer es trabajar en el Plan de Negocio de tu idea; has pensado a alto nivel en los resultados de tu proyecto, tienes un análisis de Valor Actual Neto y de los indicadores cualitativos y cuantitativos que harán que tu idea pueda validarse a nivel estratégico. Todo esto en P01 – Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto; luego, y antes de darla por completada, te vas a dedicar analizar los interesados que rodean al proyecto en P02 – Identificar a los interesados. Con esto habrás completado el Bloque 1 – Inicio.

Seguidamente prepararás tu estrategia para gestionar el Alcance en P03 – Planificar la Gestión de Alcance. Puede que tengas que revisar esta preparación cuando concluyas P04 – Planificar la Gestión de los Interesados. Aquí harás una selección importante, la de los que colaborarán en definir el detalle de lo que se espera del proyecto en P05 – Recopilar los Requisitos. Una vez comprendidos y recopilados estás en la capacidad de detallar los entregables (considerados como los "productos del trabajo" que son el resultado del esfuerzo y no el esfuerzo en sí) que satisfarán los requisitos en P06 – Definir el Alcance. Culminarás el Bloque 2 – Planificación del Alcance con el P07 – Crear la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT/WBS). En este proceso estructurarás los entregables de la mejor manera para gestionar el proyecto.

Con la WBS/EDT ya preparada, puedes enfocarte a trabajar el Bloque 3 – Planificación del Cronograma. En P09 – Definir las Actividades, vas a desglosar los paquetes de trabajo de la EDT, especialmente los que esperas abordar en primer lugar, en tareas más específicas o actividades. Esta planificación progresiva es una competencia esencial para un Director de Proyectos. En P10 – Secuenciar las Actividades vas a desplegar las actividades definidas de izquierda a derecha, pensando en las dependencias entre ellas; luego en P11 – Estimar los recursos de las actividades estimarás la capacidad productiva que condicionará el tiempo necesario para completar cada una de ellas en P12 – Estimar la duración, para finalmente culminar con la confección del cronograma, en P13 – Desarrollar el Cronograma. Con esto completamos el Bloque 3 – Planificar el Cronograma.


Seguramente has oído hablar del triángulo esencial de cualquier proyecto, Alcance, Tiempo y Coste. A estas alturas, tras trece procesos has preparado casi una primera versión (que no cerrarás hasta que te parezca es lo más realista posible) de la Línea de Base de Rendimiento, que es como se denomina a la integración de estos tres elementos. Casi, porque te falta el coste.

Una parte importante del Coste es el del trabajo de las personas que intervendrán en el proyecto, por eso conviene aquí que abordes un proceso esencial, no solo para el presupuesto sino para el éxito de todo proyecto que es el que lidia con el factor humano. Define tu equipo en P14 – Planificar la Gestión de Recursos Humanos. Seguidamente ya te enfocarás en el Presupuesto del Proyecto con los procesos P15 – Planificar la gestión de costos, P16 – Estimar los Costos, y P17 – Planificar la Gestión de Adquisiciones y P18 – Determinar el presupuesto. Todos estos procesos constituyen el Bloque de Estudio 4 – Planificación de Recursos.

En este momento, si bien sólo has estudiado 18 de los 47 procesos, has revisado el Núcleo de cualquier proyecto: Alcance, Plazo, Coste y Equipo (RR.HH.); ¿Y que pasa con la incertidumbre? Seguro que puedes empezar a pensar en riesgos prácticamente desde el principio del proyecto, pero de cara a la preparación, mejor tener ya una idea constituida del alcance, plazo y coste porque de esta manera podrás cuantificar mejor la incertidumbre. Cuanto menos capaces seamos de cuantificar una incertidumbre, mayor va a parecer. A esto dedicamos el Bloque 5 – Planificación de riesgos. Así que mejor que tengas tu presupuesto y calendario (tu primera versión) cuando afrontes los procesos P19 – Planificar la Gestión de Riesgos, donde te vas a organizar, P20 – Identificar los riesgos, en el que vas a investigar y definir las incertidumbres -positivas y negativas- que te acechan en el proyecto, y como quizás sean muchas vas a tener que priorizarlas en P21 – Análisis Cualitativo de riesgos, y sobre los que merezcan tu atención, será muy conveniente (si se tienen recursos y tiempo) llevar a cabo una valoración del impacto de los riesgos principales sobre los objetivos principales del proyectos, sobre todo en plazo y coste, en el proceso P22 – Análisis Cuantitativo de riesgos. Si esta valoración de los riesgos ofrece un resultado inaceptable, deberemos pensar en acciones específicas en el proceso P23 – Planificar la respuesta a los riesgos, que reduzcan o mitiguen la incertidumbre a un nivel aceptable, y en cualquier caso decidiremos si aceptamos, transferimos, mitigamos o evitamos los riesgos negativos priorizados. Es posible que el resultado del Plan núcleo del proyecto (por acciones adicionales, por añadir reservas, etc.) tenga que modificarse como consecuencia del proceso de planificar los riesgos.

Otros elementos importantes pero que estudiarás después de los comentados de Alcance, Plazo, Coste y Riesgos son los del P24 – Planificar la Gestión de la calidad y P25 – Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Estos forman el Bloque 6 – Planificación de otros aspectos.


P26 – Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto es el proceso integrador de los anteriores y que vela por el equilibrio de todos los aspectos que componen el Plan.

Traducimos el Plan a la realidad en los procesos de Ejecución (Bloque 7 de estudio), gobernados por el P27 – Dirigir y Gestionar el trabajo del proyecto. Estos procesos de ejecución pueden ser paralelos al plan desde el momento en que nosotros entendemos que disponemos de una línea base en Alcance, Plazo y Coste suficiente y aprobada por los interesados clave aunque algunos elementos puedan estar abiertos. Para hacer el proyecto lo primero que hemos de tener es equipo humano, y a eso se dirigen los procesos P28 – Adquirir el equipo de proyecto, P29 – Desarrollar el Equipo de Proyecto, y P30 – Dirigir el Equipo de Proyecto. Otros procesos que tienen mucho que ver con el factor humano son los P31 – Gestionar las comunicaciones y P32 – Gestionar la participación de los interesados.


Un proceso muy importante es el que se dirige a asegurar lo máximo posible que el proyecto entrega lo esperado por los interesados, es el llamado P33 – Realizar el Aseguramiento de Calidad. La selección de proveedores tiene lugar aquí, en los procesos de adquisición y claro que una decisión u otra provocará ajustes más o menos grandes en el Plan de Proyecto. Este proceso es el P34 – Efectuar las Adquisiciones.

En paralelo a la ejecución hemos de dedicarnos al control, y en esto te proponemos cuatro dimensiones:

    I - El Resultado: estudia aquí los procesos P35 – Controlar el Alcance, P36 – Controlar la Calidad, y P37 – Validar el Alcance. Bloque 8.


   II – Las Variaciones: aquí encontrarás la temida por muchos Técnica de Valor Ganado, pero comprobarás que es sólo sentido común. Los procesos son P38 – Controlar el Cronograma y P39 – Controlar los Costos. Bloque 9.

    III – Otros elementos del Plan de Proyecto: P40 – Controlar las Adquisiciones, P41 – Controlar los Riesgos, P42 – Realizar el Control Integrado de Cambios; siendo P42 el más importante de los tres de cara al examen. Bloque 10.

    IV – El Entorno del Proyecto: mientras gestionas las tres dimensiones comentadas, no puedes dejar de gestionar pro activamente a los interesados en P43 – Controlar la Participación de los Interesados, P44 – Controlar las Comunicaciones y también mantenemos abierto el proceso integrador P45 – Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto. Bloque 11.


Cuando todos los entregables han sido aceptados y no queda trabajo pendiente de acuerdo con el Plan de Proyecto aprobado, podemos proceder a ejecutar los procesos P46 – Cerrar las Adquisiciones y P47 – Cerrar el Proyecto o Fase. Estos dos procesos constituyen el último bloque de estudio que te proponemos el Bloque 12 – Cierre del Proyecto.

Comprender la interacción entre procesos, la importancia de cada uno de ellos y su relación con el conjunto, e interiorizar este hilo que acabamos de presentar aquí es una clave esencial para superar el examen; mucho más importante que hacer tests a ver si tenemos suerte. Nada sustituirá tu preparación y comprensión de este flujo de 47 procesos.

Muchos de estos procesos se producirán no de forma secuencial como se plantean sino de forma simultánea.”

Disculpad que lo haya plasmado literalmente pero es que me ha parecido suficientemente explicado e inteligible para cualquiera que pretenda desarrollar su proyecto empresarial.
 

Respecto a la EDT/WBS la Wikipedia nos dice que: “es una herramienta fundamental que consiste en la descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición con un detalle incrementado del trabajo del proyecto.
 

El propósito de una EDT es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en la documentación vigente. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, llamados "Paquetes de Trabajo". Se trata de un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, y sirve como base para la planificación del proyecto. Todo trabajo del proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.”


Salud!





Fuente: Curso de preparación para la certificación PMP, de Jordi Teixidó PMP editorial Profit.