Delegar

Hace poco comentaba con algunos amigos lo bueno que era delegar, posibilitaba que se pudieran dedicar a lo que de verdad da valor a su trabajo, que es aquello que genera valor, que genera renta para el empresario y que conlleva la creatividad del que domina todo el proceso desde arriba, esas tareas que son estratégicas para el desempeño de nuestro proyecto. En la conversación surgió la duda y por ello traigo esta entrada a mi blog, a mi Pequeño Espacio Internetiano ...

 ¿Qué es delegar? 

Podemos entender que Delegar es demandar la ejecución de un objetivo (tarea, función,...) dejando una cierta libertad en la elección de los medios para dicha ejecución, o también el asignar a un subordinado o subalterno la autoridad y la responsabilidad formales para realizar actividades específicas, manteniendo en cierto grado la supervisión de dicha actividad.

Con la Delegación se confía responsabilidad, y cierto margen de poder, se desarrolla profesionalmente a la persona en la que se delega, se suelen delegar tareas que podríamos denominar como normales o secundarias.

Este tipo de función genera Beneficios: para los administradores o lideres de equipo puede hacer que se dediquen a ejecutar tareas más estratégicas orientadas al desarrollo del negocio; si para la delegación de alguna tarea se requiriera habilidades especiales y se delega en las personas que disponen de dichas habilidades será un camino seguro para aumentar la productividad de la empresa. Y también es un mecanismo para desarrollar profesionalmente a los miembros de nuestro equipo, ya que cuando un jefe delega en un subordinado, lo más probable es que logre aumentar su motivación y si el trabajo se hace bien, este puede ir evolucionando dentro de la organización.

En el proceso de Delegación hay que diferenciar cuando se delega dotando de Autonomía asistida, es decir estableciendo unos límites en la delegación, o guías, que se establecen por quien delega; cuando esa delegación se realiza con una Autonomía controlada, cuando no marco límites pero si controlo, o superviso constantemente esa ejecución, o bien cuando delego ofreciendo una Autonomía Real, es decir, que no me interesa como ejecuten si no que lo que me interesa realmente es conseguir los resultados.

No delegar puede hacer fracasar a alguien como líder ya que no favorece el desarrollo de los miembros de su equipo, ofreciéndoles nuevas oportunidades de capacitarse para adquirir más habilidades. Un buen líder se siente orgulloso de los logros de su equipo, lo importante es el logro de los objetivos de la organización, sin importar si las tareas han sido realizadas por los subalternos o por los jefes de equipo.

¿Cuando se debe delegar?

Para saber cuando debemos delegar, habrá que contestar a las siguientes preguntas:

•  ¿Hay alguien dentro del equipo que tenga la información y/o la experiencia necesarias para poder llevar a cabo esta tarea? Si no es así ¿Podemos dárselos?
• ¿La realización de esta tarea puede ser una oportunidad de crecimiento personal y profesional para otra persona? ¿Puede permitirle a alguien adquirir nuevas habilidades?
• ¿Estamos hablando de una tarea que se debe realizar periódicamente?

Delegar requiere de un esfuerzo y tiempo por lo que debemos saber si se tiene el tiempo suficiente para capacitar adecuadamente, atender las preguntas que puedan surgir, así como de supervisar el progreso y en el peor de los casos, volver a realizar la tarea.

Habrá que evitar además.-

• Delegar negativamente, es decir, usar la delegación como herramienta sancionadora, delegando las actividades más penosas, poco agradables, pero que son propias de mi puesto de trabajo.
• Delegar lo no delegable: las actividades creativas, o las estratégicas.
• Delegar a corto plazo y sin posibilidad de reacción.

¿A quién vamos a delegar?

Tendremos que tener presentes tres factores:

1. La experiencia, conocimiento y habilidades de la persona en la que vamos a confiar. También es importante evaluar si quién va a encargarse de la tarea tiene la actividad adecuada para llevarla a cabo.
2. Evaluar su estilo de trabajo:¿Se trata de una persona independiente? ¿cuáles son sus expectativas respecto a su trabajo?
3. Valorar si la persona a la que vamos a encomendar trabajo tiene tiempo suficiente para asumir con eficacia el nuevo rol.

Delegar también implica PACIENCIA.

¿Cómo Delegar?

Como toda actividad bien organizada, la Delegación debe seguir una serie de etapas consecutivas, coherentes e interrelacionadas que no debemos olvidar:

1. Elegir una actividad delegable, definiendo el resultado que se pretenda obtener.
2. Elegir al colaborador adecuado
3. Dar la información necesaria al colaborador elegido, estableciendo restricciones y limites, en la autoridad, responsabilidad, supervisión, recursos, … etc.
4. Si es necesario, formarlo y/o darle medios, económicos, humanos, técnicos,...
5. Responsabilizar y dar autonomía, evitando la “devolución” de la tarea cuando se produzcan problemas en la ejecución.
6. Importa la Motivación y el compromiso de la persona en la que se delega, dejar claro posibilidad de crecimiento profesional a través de ascensos y/o recompensas.
7. Controlar el desarrollo de la actividad (establecer mecanismos de control), apoyando el proceso en todo momento y estando disponible para consultas en su caso.

No hay que confundir delegar funciones y tareas, con descargar responsabilidades sobre otros ¿Qué es lo que no podemos delegar? Los lideres tienen responsabilidades, y no se va a poder delegar.-

• La autoridad jerárquica de premiar y sancionar. La evaluación.
• El mantenimiento de la motivación y el ambiente.
• El control del conjunto del equipo.
• Las tareas desagradables para quién delega.
• Los trabajos que exijan alta cualificación.
• Las tareas que conllevan una parte de confidencialidad.

En conclusión, hay que tener presente que delegar es muy positivo, genera muchos beneficios pero a mi manera de ver lo principal es que nos libera de tareas que pueden hacer otras personas, lo cuál nos da TIEMPO que podremos usar en otras cuestiones, tiempo que al final se convierte en el recurso más restrictivo del que disponer, y que cuanto más dispongamos mejor calidad tendrá nuestra toma de decisiones, y de más dispondremos para dedicarnos a lo que de verdad tenga importancia para nosotros.


Salud


Fuente: wiki eoi, y Universia web.